Triển khai ERP nói chung và triển khai Odoo nói riêng đã trở thành xu hướng giúp Doanh nghiệp giữ vững vị thế và phát triển trên thị trường. Tuy nhiên, không phải dự án triển khai Odoo nào cũng thành công bởi chúng còn phụ thuộc rất nhiều yếu tố chi phối. Ở bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ trình bày chi tiết các yếu tố quyết định thành công của doanh nghiệp, cũng như nhận biết cách đánh giá hiệu quả sau khi triển khai.
8 Yếu tố quyết định triển khai Odoo thành công
Mỗi một doanh nghiệp, mỗi ngành nghề sẽ có những đặc trưng riêng trong quá trình triển khai Odoo, tuy nhiên sẽ đều có các yếu tố chung cần lưu ý như sau:
Yếu tố 1: Đánh giá hiện trạng doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần dựa trên việc khảo sát, lấy ý kiến từ nhân viên để tự đánh giá hiện trạng của tổ chức ở nhiều khía cạnh như: quy trình làm việc, cơ cấu tổ chức, những khó khăn đang gặp phải của nhân viên, năng lực kỹ thuật - công nghệ,... Từ đó, làm căn cứ cho quá trình triển khai Odoo sau này với đơn vị cung cấp dịch vụ và lựa chọn các phân hệ phù hợp với nhu cầu.
Yếu tố 2: Lựa chọn quản lý dự án phù hợp, đủ tiêu chuẩn
Người quản lý dự án sẽ phần nào quyết định sự thành công của quá trình triển khai Odoo, đó có thể là nhà lãnh đạo hoặc trưởng bộ phận kế toán, trưởng bộ phận nhân sự hoặc IT, cũng có thể là bất kỳ thành viên nào trong doanh nghiệp.
Việc triển khai Odoo được diễn ra khá phức tạp và tiềm ẩn nhiều rủi ro khó kiểm soát theo kế hoạch mà doanh nghiệp đặt ra, vì vậy bạn cần tìm người quản lý dự án “chèo lái” hành trình này đi đúng hướng. Các tiêu chí cơ bản giúp bạn chọn người quản lý dự án phù hợp:
Hiểu biết bao quát các nghiệp của của doanh nghiệp
Có tầm nhìn
Có kỹ năng giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai
Có kiến thức về công nghệ
Chịu được áp lực công việc tốt
Có vị trí và tiếng nói trong công ty.
Yếu tố 3: Cẩn trọng trong việc lập kế hoạch
Sau khi đã xác định được tình trạng tại doanh nghiệp, hiểu rõ quy trình vận hành từng bộ phận của doanh nghiệp, chiến lược phát triển trong tương lai thì việc lập kế hoạch là cần thiết ở bước đầu triển khai Odoo
Những yếu tố cần làm rõ trong giai đoạn này gồm:
Số lượng người sử dụng hệ thống: đây là yếu tố tác động trực tiếp đến chi phí triển khai Odoo của doanh nghiệp. Ngoài ra, nắm rõ số lượng người sử dụng sẽ giúp bạn dễ dàng chọn hình thức triển khai Odoo gồm: On-Premise (giải pháp triển khai trên server của doanh nghiệp) và Cloud (giải pháp triển khai trên nền tảng đám mây).
đơn vị cung cấp Odoo
Bạn lưu ý ở giai đoạn này cần có sự tư vấn từ phía đơn vị cung cấp và triển khai Odoo.
Yếu tố 4: Trang bị đầy đủ kiến thức sử dụng hệ thống Odoo cho nhân viên
Việc triển khai Odoo có thành công không phụ thuộc phần lớn vào sự hợp tác từ nhân viên của tổ chức. Vì vậy, bạn cần đảm bảo quá trình đào tạo sử dụng và nâng cao nhận thức về chuyển đổi số được diễn ra thường xuyên và hiệu quả. Bên cạnh đó cũng cần có chế độ đánh giá để khuyến khích, thưởng phạt đúng mực,
Yếu tố 5: Chuẩn hóa dữ liệu
Để thuận lợi triển khai Odoo, quản lý dự án cần thống nhất với đơn vị cung cấp dịch vụ Odoo về các chuẩn hóa quy trình, hồ sơ và tài liệu,... trước khi tiến hành chuẩn hóa hạ tầng cơ sở của doanh nghiệp mình. Bên cạnh đó, đơn vị cung cấp cũng có thể đề xuất cải tạo, nâng cấp hệ thống haowjc tư vấn những vấn đề liên quan đến cấu hình phần mềm, phần cứng hoặc quy trình nghiệp vụ phù hợp.
Ở phía doanh nghiệp, giai đoạn này cũng cần chuẩn hóa những tài liệu triển khai như:
Chuẩn hóa lại bộ danh mục và hệ thống mã sản phẩm, tài sản, vật tư, khách hàng, nhân viên và tất cả các đối tượng liên quan khác.
Xây dựng lại cây danh mục tài khoản hạch toán kế toán và danh mục bút toán theo bài toán mới logic hơn và thích hợp với Odoo
Thống kê và chuẩn hóa nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm: quy trình từng bộ phận, thời gian sản xuất, hệ thống máy móc, định mức và tài liệu liên quan.
Bổ sung và xây dựng các bài toán như: giá thành sản phẩm, quản lý kế hoạch, cách thức quản lý vật tư, các chỉ tiêu và thông số quản trị hàng hóa sản phẩm, báo cáo.
Hệ thống mẫu biểu chuẩn và các chứng từ.
Sổ sách kế toán và bóc tách số liệu cho phù hợp với các nghiệp vụ của doanh nghiệp
Yếu tố 6: Go - live (chạy thử)
Doanh nghiệp cần cho tiến hành chạy thử trước khi chính thức đưa vào hoạt động nhằm đảm bảo các chương trình, số liệu đều được vận hành đúng theo dự kiến. Doanh nghiệp cần chủ động chạy thử và kiểm tra những lỗi, sai sót song song với quá trình chạy thử của đơn vị triển khai Odoo. Đây cũng là giai đoạn để nhân viên trong tổ chức thực hành thao tác đã được đào tạo trước đó.
Bên cạnh đó, đây là thời điểm để doanh nghiệp đánh giá tính ổn định của hệ thống, phát hiện các lỗi phát sinh và tùy chỉnh theo nhu cầu. Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý chỉ nên tùy chỉnh sau khi nhân viên đã sử dụng thành thạo hệ thống, thường khoảng từ 3-6 tháng sử dụng.
Yếu tố 7: Giám sát và điều chỉnh sau giai đoạn go - live
Sau giai đoạn go live việc triển khai Odoo mới chính thức bắt đầu. Các thao tác khởi tạo, tùy chỉnh ở giai đoạn trước đó chỉ là bước đệm. Trong giai đoạn này, để giữ vững những giá trị lợi ích mà Odoo mang lại, mỗi nhân viên cần duy trì việc thực hiện và điều chỉnh kịp thời các lỗi hoặc bất cập nếu có.
Do vậy, để đảm bảo tỷ lệ thành công của quá trình triển khai Odoo, doanh nghiệp cần kiên trì giám sát, đốc thúc nhân viên sử dụng hệ thống theo quy trình mới được đặc ra.trong quá trình triển khai Odoo là điều vô cùng cần thiết để đảm bảo hiệu quả.
Yếu tố 8: Nhà cung cấp triển khai Odoo
Đặt niềm tin vào đơn vị cung cấp và triển khai Odoo đúng là yếu tố quyết định thành công của việc chuyển đổi số tại doanh nghiệp. Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ triển khai Odoo, tuy nhiên bạn cần xem xét đâu sẽ là đơn vị phù hợp với doanh nghiệp mình theo vài tiêu chí sau:
Kinh nghiệm triển khai
Chuyên môn cao, am hiểu rõ các phân hệ về Odoo cùng kinh nghiệm triển khai các dự án trước đó là điều quan trọng nhất bạn cần cân nhắc lựa chọn kỹ lưỡng. Để tìm hiểu năng lực của các đơn vị triển khai, bạn có thể tìm hiểu qua profile, các buổi trao đổi và cấp bậc đối tác với Odoo (Odoo sẽ có đối tác vàng, đối tác bạc,... tương ứng với số user đã triển khai)
Vmax ERP Consulting là đối tác vàng của Odoo tại thị trường Việt NamQuy trình làm việc
Đơn vị triển khai Odoo ERP thường sẽ hỗ trợ doanh nghiệp từ giai đoạn đầu khi tư vấn, đến việc khảo sát, đánh giá thực trạng, nghiên cứu tính chất/ đặc thù hoạt động kinh doanh để tiến hành phân tích và đưa ra lời khuyên cho việc chọn lựa các phân hệ phù hợp và triển khai. Vì vậy, quy trình làm việc rõ ràng theo từng giai đoạn sẽ giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tiến độ cũng như hiệu quả triển khai.
Mức chi phí phù hợp
Mỗi đơn vị triển khai Odoo sẽ có sự khác nhau về chi phí. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể chọn những đơn vị uy tín, có kinh nghiệm với mức chi phí hợp lý với tài chính của doanh nghiệp.
Đánh giá hiệu quả sau triển khai Odoo
Tinh giản quy trình & tăng cường tính liên kết
Odoo gồm nhiều phân hệ với nhiều tính năng đa dạng giúp giải quyết được các vấn đề tồn đọng trước kia của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Vì vậy, sau khi triển khai Odoo thành công, các quy trình làm việc được tinh gọn hơn, từ đó nâng cao năng suất làm việc của nhân viên.
Đồng thời, Odoo cũng mang lại những giải pháp hiệu quả trong việc liên kết thông tin, dữ liệu giữa các phòng ban, giúp nhân viên dễ dàng quản lý, theo dõi thông tin nếu cần thiết. Ngoài ra, nhân sự cũng có thể trao đổi thông tin lẫn nhau thông qua chat trên Odoo.
Đáp ứng chiến lược tăng trưởng dài hạn
Ở giai đoạn đầu, doanh nghiệp có thể chỉ cần sử dụng từ 4-6 module cơ bản tùy theo nhu cầu để vận hành tổ chức một cách thuận lợi hơn. Tuy nhiên, sau khoảng thời gian hoạt động, doanh nghiệp mong muốn mở rộng quy mô hoặc chuyên nghiệp hóa ở những bộ phận khác có thể triển khai thêm các module khác. Chính vì vậy, triển khai Odoo được xem như giải pháp chiến lược phát triển dài hạn của doanh nghiệp
Khả năng tích hợp tập trung
Với Odoo, doanh nghiệp chỉ cần sử dụng 1 phần mềm duy nhất để quản lý tất cả các bộ phận và khía cạnh của doanh nghiệp như: bán hàng, khách hàng, kho, vận chuyển, kế toán, nhân sự, marketing,... và còn rất nhiều các phân hệ tích hợp khác. Điều này giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình tổng hợp thông tin, phân tích số liệu và lên chiến lược kinh doanh một cách đúng đắn. 
Nhờ việc tự động hóa trong việc tính toán, thống kê và báo cáo phù hợp với nghiệp vụ của từng phòng ban, vì vậy nhân viên có thể vừa giảm tải bớt công việc lại nhận về kết quả chính xác từ hệ thống.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Trong giai đoạn hiện nay, trải nghiệm khách hàng được mọi doanh nghiệp chú trọng nhằm nâng cao tỷ lệ khách hàng quay lại. Và Odoo cũng đặc biệt quan tâm đến khía cạnh này ở những phiên bản mới. Các doanh nghiệp có thể dễ dàng tra nhanh chóng thông tin khách hàng, đơn hàng của họ và những vấn đề gặp phải trước đó. Ngoài ra, khách hàng cũng có thể trao đổi trực tiếp với doanh nghiệp thông qua hệ thống.
Bên cạnh đó, Odoo cũng giúp doanh nghiệp thu thập thông tin khách hàng một cách đầy đủ thông qua các chiến lược marketing và bán hàng. Điều này không chỉ nâng cao trải nghiệm khách hàng mà còn giúp doanh thu tăng trưởng.
Hy vọng rằng, với những thông tin chi tiết chúng tôi đã chia sẻ sẽ giải đáp phần nào những thắc mắc của doanh nghiệp bạn trong quá trình triển khai Odoo.