Trong xu hướng chuyển đổi số, một doanh nghiệp phát triển bền vững không chỉ nằm ở việc mang lại lợi nhuận hay nắm bắt thời điểm then chốt trên cuộc chơi thương trường mà còn nằm ở việc những nguồn lực và hệ thống mạng lưới sẵn có từ chính bản thân doanh nghiệp đó có hoạch định và khai thác được triệt để hay không. Làm thế nào để doanh nghiệp vận hành hiệu quả và phát triển bền vững?
Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP mang tên Odoo ra đời từ chính những câu hỏi đó và trở thành cộng sự đắc lực cho những nhà quản trị doanh nghiệp hiện nay. Thế nào là ERP? Những giá trị nào mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp từ ERP Odoo?
Phần mềm ERP là gì?
Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) nghĩa là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. ERP giúp các doanh nghiệp, tổ chức thu thập, quản lý và lưu trữ dữ liệu từ các hoạt động kinh doanh, việc lập kế hoạch sản phẩm, chi phí, sản xuất cho đến quản lý nhân sự, kế toán, quản lý tồn kho,…
Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động vận hành cốt lõi
Các ứng dụng được tích hợp trong hệ thống ERP
Là một phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, ERP được tích hợp những phân hệ có thể kể đến: xây dựng trang web, quản trị dự án, quản lý bán và mua hàng, quản lý kho, quản lý sản xuất, quản trị nhân sự, tài chính kế toán,… được liên kết chặt chẽ và đồng bộ hóa với nhau.
Doanh nghiệp thường băn khoăn về bảng giá của phần mềm ERP hoặc chi phí triển khai. Mỗi nhà tư vấn triển khai mang đến một bảng giá khác nhau và yêu cầu của người dùng sẽ ảnh hưởng lớn đến giá triển khai phần mềm ERP.
SMEs (Small and Medium Enterprises), tức doanh nghiệp vừa và nhỏ, là những doanh nghiệp có quy mô nhỏ về mặt vốn, lao động hay doanh thu. Họ thường sử dụng nền tảng Cloud ERP với các tính năng tích hợp có sẵn, ít tùy chỉnh, số lượng người dùng ít.
Các doanh nghiệp lớn lại có nhu cầu sử dụng phức tạp với số lượng người dùng đông hơn, mức độ tùy chỉnh lớn và đa dạng các tính năng sẽ lựa chọn triển khai giải pháp On-Premise ERP.
Đọc thêm: Cloud ERP là gì? Sự khác biệt giữa Cloud ERP và On-premise ERP.
Phần mềm Odoo – Giải pháp ERP mã nguồn mở
Phần mềm Odoo là gì? Odoo là phần mềm quản lý doanh nghiệp được phát triển bởi Fabien Pinckaers và các cộng sự của mình. Với việc sử dụng Python là ngôn ngữ lập trình và chạy trên server nên chi phí thấp hơn rất nhiều so với các phần mềm có bản quyền khác như SAP, Oracle.
Odoo là phần mềm erp đa năng, liên kết giữa nhiều phân hệ đặc trưng
Odoo đã và đang là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp không chỉ ở Việt Nam mà còn ở phạm vi toàn thế giới với 1000 lượt tải/ ngày, hơn 7.000.000 người dùng và được dịch ra 23 ngôn ngữ.
Với hơn 30 phân hệ cốt lõi và hơn 1000 modules tùy chỉnh được tích hợp trong ERP Odoo, hỗ trợ hoạch định hiệu quả cho mọi doanh nghiệp. Tùy vào mô hình doanh nghiệp và nhu cầu sử dụng mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn những phân hệ phù hợp. Odoo có 2 phiên bản là phiên bản Community (miễn phí) và Enterprise (có bản quyền) là những phân hệ Odoo có tính phí với tính năng cao hơn, mới hơn.
Với phiên bản Community, người dùng có thể tải về và sử dụng hơn 1000 modules miễn phí do Odoo cung cấp như ứng dụng bán hàng, quản lý kho, chăm sóc khách hàng, thương mại điện tử, sản xuất, kế toán, chấm công, … Tuy nhiên, vì là hệ thống hoạch định nguồn lực cơ bản cho doanh nghiệp nên có nhiều hạn chế nhất định so với phiên bản Enterprise.
Là phiên bản nâng cấp và phụ thuộc vào Odoo Community, Odoo Enterprise mang đến nhiều tiện ích ngoài việc cung cấp nhiều module và phân hệ mà còn cho phép người dùng có thể sử dụng Odoo trên điện thoại di động hoặc máy tính bảng qua Odoo App. Bản quyền Odoo Enterprise cũng bao gồm việc nâng cấp lên phiên bản mới nhất của Odoo và các bản sửa lỗi.
Các phân hệ của Odoo có tính tùy biến cao và liên kết chặt chẽ với nhau, hỗ trợ cho doanh nghiệp khai thác những giá trị tiềm năng và quản lý nguồn lực hiệu quả, tiết kiệm thời gian. Theo nhu cầu, từng doanh nghiệp sẽ có những sự lựa chọn riêng biệt phù hợp với nhu cầu sử dụng khi tìm hiểu phần mềm Odoo.
Hành trình chuyển đổi và phát triển
Bước đi đầu tiên với tên gọi TinyERP, Fabien Pinckaers kỳ vọng tạo góc nhìn mới cho các doanh nhân về cách họ điều hành, khai thác nguồn lực. Từ một câu hỏi từ chính các doanh nghiệp “Tại sao chúng ta phải trả hàng triệu đô la cho một phần mềm nhỏ?” Ông đã nhận ra rằng một “kẻ tí hon” không thể bước ra thế giới rộng lớn và quyết định đổi tên TinyERP thành OpenERP.
Từ công ty nhỏ, TinyERP đã đổi tên thành OpenERP và thành Odoo như hiện tại
OpenERP đã trở thành phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được sử dụng nhiều nhất trên thế giới với hơn 1000 lượt tải về mỗi ngày. OpenERP đã sở hữu hơn 2 triệu người dùng trên toàn thế giới vào năm 2013.
Năm 2014, OpenERP chính thức phát hành phiên bản 8 với nhiều thay đổi, cải tiến tuyệt vời và nhiều tính năng được phát triển, tích hợp với hơn 3000 module tùy chỉnh. Người dùng giờ đây có thể sử dụng hệ thống phần ERP mà không bị hạn chế ở bất kỳ quy trình nào với các module nổi bật như phần mềm P.O.S, kế toán, tồn kho, Ecommerce,…
Tháng 5 năm 2014, Fabien Pinckaers đổi thương hiệu OpenERP thành Odoo. Từ đây, một câu chuyện mới lại tiếp tục được viết lên theo những cách rất riêng để giới thiệu phần mềm Odoo đến toàn thế giới.
Phần mềm Odoo dành cho ai?
Với nền tảng của một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, phần mềm mã nguồn mở Odoo là sự kết hợp tương thích hoàn hảo với hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), giúp những nhà kinh doanh có thể tận dụng được giá trị tiềm năng và giải quyết hoàn hảo những vấn đề nan giải của chính mình, hạn chế lãng phí tài chính, nguồn lực nhân sự.
SME là gì?
SME (Small and Medium Enterprise) là những doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc công ty nhỏ bé về nguồn vốn, nhân sự hay doanh thu. Họ có thương hiệu riêng, trụ sở làm việc được đăng ký theo quy định của pháp luật.
Căn cứ theo quy mô và số lượng nhân viên, doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể chia thành ba loại cũng căn cứ vào quy mô đó là doanh nghiệp siêu nhỏ (micro), doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp vừa. Theo thống kê, doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm tới chiếm 95% trong tổng số doanh nghiệp tại Việt Nam.
Theo World Bank Group (Nhóm Ngân hàng Thế giới):
Xét về phương diện người lao động: doanh nghiệp siêu nhỏ là những doanh nghiệp có số lượng nhân viên dưới 10 người, doanh nghiệp nhỏ có số lượng nhân viên từ 10 đến dưới 200 người và doanh nghiệp vừa thì số lượng nhân viên từ 200 đến 300 lao động.
Xét về phương diện nguồn vốn: doanh nghiệp nhỏ có nguồn vốn 20 tỷ trở xuống, còn doanh nghiệp vừa nguồn vốn 20 đến 100 tỷ.
(Trích nguồn từ Wikipedia)
Vì sao doanh nghiệp cần đến hệ thống Odoo?
Sử dụng hệ thống phần mềm Odoo giúp doanh nghiệp kiểm soát được dòng tiền, quy trình sản xuất, mua bán, vận chuyển và xuất nhập kho đơn giản và nhanh chóng hơn.
Odoo có thể giúp giải quyết các bài toán lớn của doanh nghiệp
Trong một doanh nghiệp, có những vị trí đòi hỏi người đảm nhận phải tạo lập những quy trình làm việc, quản lý vô cùng phức tạp. Điều này có thể gây lãng phí công sức nhưng lại không đạt hiệu quả như mong muốn, điển hình có thể nhắc đến một số vị trí như:
CEO – Chief Executive Officer (Tổng giám đốc)
Ở vị trí đứng đầu doanh nghiệp, CEO sẽ là người đưa ra những quyết định quan trọng và định hướng quá trình phát triển của doanh nghiệp đó.
Để doanh nghiệp phát triển hiệu quả, CEO phải dành rất nhiều thời gian, công sức để điều hành khối lượng công việc lớn. Điều này sẽ kéo theo những bất cập trong cuộc sống cá nhân, khó khăn trong việc nắm rõ thông tin, chi tiết công việc của từng bộ phận.
Theo thời gian, bất kỳ vị CEO nào cũng mong muốn mình có thể quản trị công việc một cách gọn nhẹ, nhanh chóng mọi lúc mọi nơi nhưng chất lượng công việc vẫn đạt hiệu quả tối ưu nhất.
Chief Accountant (Kế toán trưởng)
Kế toán trưởng được xem là cánh tay phải của CEO và phụ trách về những mặt tài chính của công ty. Công việc của kế toán trưởng là rà soát lại dữ liệu, chốt số, lên báo cáo. Họ thường xử lý sổ sách, chứng từ, số liệu hằng ngày và cuối kỳ phải kiểm tra giữ liệu chốt để lên báo cáo.
Tuy nhiên, họ thường phải chờ đợi báo cáo từ rất nhiều bộ phận sau đó là nhập liệu thủ công tốn nhiều thời gian, công sức nhưng không đảm bảo hiệu quả và tính chính xác. Các báo cáo không có ngay và luôn nên khi cần đột xuất, kế toán trưởng phải lên dữ liệu gấp nên dễ có rủi ro về sai sót dữ liệu.
Sales (Nhân viên bán hàng)
Theo cách làm việc truyền thống, sự phối hợp giữa các bộ phận khác không khớp nhau trong việc nắm bắt số liệu tồn kho khi lên đơn hàng, công nợ khách hàng, giao nhận hàng sẽ gây ra những khó khăn, lãng phí thời gian.
Việc lưu trữ thông tin của khách hàng theo cách truyền thống, sales gặp khó khăn trong việc phản hồi thông tin, chăm sóc khách hàng do mất thời gian tìm kiếm và cần nhờ đến kế toán khi gửi hóa đơn cho khách hàng.
So với cách làm việc truyền thống, phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP là bước tiến lớn ứng dụng công nghệ dành cho doanh nghiệp với khả năng lưu trữ đầy đủ thông tin theo hệ thống, theo dõi hóa đơn chứng từ thuận lợi, dự báo và tính toán số liệu chính xác, kết nối hoạt động của các phòng ban, quản lý vận chuyển, nguyên vật liệu và hàng tồn kho,…
ERP giúp các doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực nhân sự, thời gian hơn so với việc sử dụng các quy trình quản trị doanh nghiệp truyền thống vốn phức tạp và tiềm ẩn nhiều rủi ro.
Cách sử dụng phần mềm Odoo
Sau khi triển khai Odoo, người dùng sẽ truy cập vào hệ thống này thông qua một địa chỉ web mặc định do đơn vị tư vấn triển khai cung cấp. Odoo có 3 dạng lưu trữ thông tin và dữ liệu: Lưu trữ dữ liệu trên đám mây (Cloud hosting), On-premise, Nền tảng điện toán đám mây Odoo.sh.
Cloud hosting, On-premise và Odoo.sh
Nền tảng On-premise Odoo được xây dựng dựa trên nhu cầu, bám sát các hoạt động nghiệp vụ và quy trình trong doanh nghiệp, triển khai tại chính server của doanh nghiệp. Tuy chi phí triển khai nền tảng này không hề rẻ, On-premise Odoo vẫn được xem là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp nhằm đảm bảo thông tin, dữ liệu nằm trong tầm kiểm soát của họ.
Ngược lại, Cloud hosting Odoo được triển khai nhanh gọn, tiết kiệm thời gian cài đặt bằng cách lưu trữ các nguồn tài nguyên, thông tin của doanh nghiệp lên một hệ thống máy chủ. Dạng lưu trữ dữ liệu này có tính ổn định, được cập nhật thường xuyên và không đòi hỏi doanh nghiệp phải có một cấu hình hệ thống mạnh và không tốn thời gian nâng cấp, bảo trì như nền tảng On-premise Odoo.
Odoo.sh là một PaaS (Platform As A Service – nền tảng như một dịch vụ) do Odoo SA quản lý, cho phép người dùng triển khai nền tảng đám mây của riêng mình trong một vài cú nhấp chuột. Odoo.sh được tạo ra để triển khai Odoo tùy chỉnh: bạn có thể dễ dàng cài đặt các ứng dụng đã được chứng nhận của Odoo cũng như bất kỳ ứng dụng bên thứ ba nào có sẵn trên Odoo Apps Store.
Chọn nền tảng cho Odoo ERP cần cân nhắc những gì?
Để bắt đầu triển khai Odoo, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp thông tin cho nhà tư vấn triển khai, tìm hiểu cách sử dụng và nhà tư vấn triển khai sẽ hướng dẫn sử dụng, thiết kế giải pháp cho khách hàng của mình.
Tính linh hoạt, tùy biến
Với nền tảng điện toán đám mây Cloud hosting, Odoo cho phép doanh nghiệp có thể thỏa thuận với nhà tư vấn triển khai để mở rộng thay đổi tùy chỉnh để phù hợp hơn với quy trình vận hành của doanh nghiệp.
Xác định chi phí sử dụng
Phần mềm Odoo tính phí dựa trên những module tính năng mà doanh nghiệp đăng ký sử dụng và được định giá theo định kỳ hàng tháng hoặc hàng năm. Odoo phù hợp với định hướng sử dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam thường không có nguồn vốn lớn ban đầu, cần thời gian để huy động nguồn tiền từ việc kinh doanh các sản phẩm, dịch vụ định kỳ.
Khi sử dụng phần mềm kế toán Odoo, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tính toán được chi phí cho khâu này. Từ đó, họ sẽ có những kế hoạch hoạt động hiệu quả hơn, tránh tình trạng thâm hụt nguồn vốn tác động quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp.
Ưu điểm và nhược điểm của phần mềm mã nguồn mở Odoo
Đáp ứng được nhu hướng công nghệ hóa trong doanh nghiệp hiện nay, ERP Odoo trở thành sự lựa chọn của các doanh nghiệp trên thế giới. Vậy khi triển khai tại Việt Nam thì Odoo liệu có phù hợp không và ưu, nhược điểm của phần mềm ERP Odoo là gì?
Mỗi phần mềm ERP đều tồn tại ưu điểm và nhược điểm
Ưu điểm của phần mềm ERP Odoo
Tính ứng dụng trong quản trị doanh nghiệp
Odoo là một hệ thống ERP được xây dựng và cấp bản quyền miễn phí (Odoo Community) dành cho doanh nghiệp hiện nay. Odoo cung cấp nền tảng vận hành cực kì mạnh mẽ, đáp ứng hầu hết các mô hình tổ chức của bất cứ doanh nghiệp nào với giải pháp ERP All-In-One từ quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý kho bãi đến quản lý tài chính, kế toán, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,…
Là một phần mềm ERP với mã nguồn mở, Odoo cho phép các nhà phát triển ứng dụng bên thứ ba cung cấp các chức năng mới cho người dùng thông qua một cộng đồng phát triển. Điều này tạo nên sự khác biệt giữa Odoo và các phần mềm ERP khác như JDE, Microsoft dynamic, SAP One,…
Ngược lại, những phần mềm ERP không phải mã nguồn mở cho phép doanh nghiệp phát triển chức năng mới sẽ làm các các chức năng đó bị hạn chế hơn và mất nhiều thời gian để triển khai.
Tính linh hoạt, tùy biến chuyển đổi
Phần mềm ERP Odoo có tính linh hoạt và tùy biến cao, cho phép doanh nghiệp thay đổi nhanh chóng, phù hợp với điều kiện của mình trong môi trường cạnh tranh hiện đại.
Modules
ERP Odoo cung cấp 30 module cốt lõi và ngày càng phát triển, mở rộng hơn. Khi bắt đầu triển khai Odoo, doanh nghiệp sẽ sử dụng những module cơ bản, tùy vào nhu cầu và định hướng có thể tùy chỉnh thêm những module mới trong khi các tính năng của phần mềm vẫn được giữ nguyên vẹn.
Công nghệ cập nhật thường xuyên
Odoo là nền tảng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được phát triển dựa trên việc tích hợp các công nghệ hiện đại và được cập nhật thường xuyên. Các công nghệ này tiếp tục được phát triển và thích nghi với các mô hình mới nhất.
Tổng chi phí chi trả thấp hơn (TCO)
Khi sử dụng các phần mềm quản trị khác, các doanh nghiệp thường phải sửa đổi, thay mới nhiều lần và thậm chí không sử dụng. Với việc tích hợp nhiều tính năng và công nghệ hiện đại nhất, nhưng chi phí triển khai Odoo lại không hề tốn kém, giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm tài chính hiệu quả.
Kết nối thông minh, liên kết chặt chẽ
Là một hệ thống phần mềm ERP, Odoo được tích hợp các tính năng và giải pháp riêng biệt đáp ứng nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp. Trong ERP Odoo, các phân hệ đều được liên kết chặt chẽ với nhau, người dùng sử dụng linh hoạt, dễ dàng chuyển tiếp số liệu, giảm thiểu rủi ro khi nhập liệu thủ công và tiết kiệm thời gian hiệu quả.
Đồng thời cũng cho phép chủ doanh nghiệp có thể nắm thông tin bao quát nhanh chóng, cập nhật tình hình kinh doanh, tiến độ công việc của nhân viên ngay lập tức mọi lúc mọi nơi.
Tùy chỉnh theo yêu cầu
Odoo là một phần mềm có thể tùy chỉnh linh hoạt, thiết kế riêng tùy theo yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp. Việc sử dụng linh hoạt giúp doanh nghiệp dễ dàng thay đổi để theo kịp các biến động trên thị trường.
Không cần trả phí bản quyền
Với phiên bản Odoo Community, mọi doanh nghiệp có thể tải về, sử dụng phiên bản của phần mềm mã nguồn mở Odoo ERP cơ bản mà không cần trả tiền bản quyền.
Với nền tảng tích hợp các phân hệ có tính tùy biến cao và liên kết chặt chẽ với nhau, phần mềm mã nguồn mở Odoo đã trở thành trợ thủ đắc lực của nhiều chủ doanh nghiệp trên con đường đi tới thành công và tiết kiệm hiệu quả về mặt tài chính và nhân sự.
Hạn chế của ERP Odoo
Không có một hệ thống ERP nào toàn diện và tồn tại những giới hạn đối với những chức năng dành cho từng doanh nghiệp.
Đầu tiên có thể kể đến đó là Backward Compatible nghĩa là khả năng tương thích ngược. Đó là một trong những nhược điểm của phần mềm Odoo do chưa sở hữu chức năng này nên cần phải có một đội lập trình ERP Odoo.
Có những module chưa theo chuẩn Việt Nam, ví dụ điển hình là module kế toán của Odoo vẫn theo chuẩn kế toán quốc tế và có thể tồn tại một số điểm không phù hợp với quy trình kế toán tại Việt Nam.
Nhiều người dùng cho rằng Odoo có khá nhiều lỗi. Tuy nhiên, đội ngũ của Odoo đã bắt đầu các bản fix lỗi từ phiên bản Odoo 8 và hiện tại các lỗi đã được hạn chế còn rất ít ở phiên bản hiện tại (Odoo 15).
Thiếu hỗ trợ: Dù có hệ thống chăm sóc khách hàng, nhưng do thời gian chờ đợi hỗ trợ quá lâu từ đội ngũ Odoo khiến nhiều người dùng cảm thấy không hài lòng.
Những điều cần biết khi triển khai Odoo
Để tìm hiểu phần mềm Odoo và triển khai mang lại hiệu quả tối ưu thì vai trò của các bên tham gia quy trình cùng cách thức triển khai luôn là vấn đề lớn đối với các nhà quản lý và doanh chủ vừa và nhỏ. Bên cạnh việc tìm hiểu phần mềm Odoo giá bao nhiêu thì việc triển khai Odoo cần nắm rõ các vấn đề dưới đây:
Xác định vai trò của các bên tham gia triển khai phần mềm Odoo
Trước khi triển khai phần mềm ERP Odoo, cả hai bên khách hàng và nhà tư vấn triển khai cần thống nhất lập ra ban quản lý dự án bao gồm lãnh đạo cấp cao và các vị trí phụ trách trực tiếp như trưởng các phòng ban. Ban quản lý này sẽ có nhiệm vụ thiết lập chiến lược chung cho việc phát triển ERP, đưa ra các đề xuất cho hệ thống với đặt ra các mục tiêu cụ thể cùng với thời gian hoàn thành.
* Vị trí quản lý dự án ở phía khách hàng
Quản lý dự án sẽ báo cáo chi tiết công việc trực tiếp cho ban quản lý, người chịu trách nhiệm chính từ phía doanh nghiệp trong việc điều hành dự án và thiết lập các trao đổi, điều động nguồn lực ngân sách dự án, theo dõi tiến độ triển khai.
Người đảm nhận vị trí này có hiểu biết về quy trình nghiệp vụ của các phòng ban trong doanh nghiệp, đồng thời có đủ năng lực để đưa ra các giải pháp hỗ trợ cho tổ triển khai dự án khi cần thiết.
* Về phía nhà tư vấn triển khai:
Bên tư vấn triển khai đảm nhận vị trí tư vấn chính tiến hành triển khai ERP Odoo, tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống, tư vấn kỹ thuật.
– Nhiệm vụ của nhà tư vấn triển khai ERP Odoo là đưa ra kế hoạch triển khai dự án để thông qua người quản lý dự án (phía khách hàng). Trong quá trình triển khai ERP Odoo, họ sẽ chỉ đạo hoạt động của các vị trí tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống và tư vấn kỹ thuật, đảm bảo hoàn thành các mục tiêu mà khách hàng đặt ra.
– Là chuyên gia về phần mềm ERP Odoo, người giữ vị trí tư vấn quản lý rất cần thiết trong giai đoạn chuẩn bị triển khai. Họ sẽ giúp tư vấn và đào tạo các nghiệp vụ quan trọng để vận hàng phần mềm Odoo một cách thuần thục. Đối tác chính là trưởng các bộ phận nghiệp vụ và những người dùng thử nghiệm.
– Tư vấn hệ thống là người phụ trách phần lớn công việc trong quy trình triển khai. Họ sẽ thiết lập các cấu hình cho hệ thống để phản ánh đúng các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp cũng như tiến hành đào tạo cho khách hàng.
– Tư vấn kỹ thuật sẽ khảo sát cơ sở hạ tầng về CNTT của doanh nghiệp, đưa ra các đề xuất giúp khách hàng cải thiện cơ sở hạ tầng (phần cứng, cấu trúc mạng nội bộ,…) để hệ thống mới có thể vận hành được. Họ sẽ là người giải quyết các vấn đề chuyển đổi dữ liệu, điều chỉnh mã nguồn của hệ thống, các vấn đề với hệ điều hành, tích hợp hệ thống, cài đặt phần mềm và đảm bảo các yếu tố của hệ thống được triển khai như cơ sở dữ liệu, giao diện người dùng,…hoạt động nhịp nhàng.
* Người dùng thử nghiệm:
Là những người làm việc với bên tư vấn triển khai, họ từ các phòng, ban phía doanh nghiệp của khách hàng. Họ sẽ đồng hành với người phụ trách tư vấn trong suốt thời gian triển khai phần mềm ERP Odoo tại bộ phận của họ để hiểu về cách thức cài đặt và vận hành hệ thống.
Họ sẽ trải nghiệm hệ thống ERP Odoo trước khi mở rộng triển khai cho toàn bộ doanh nghiệp và được bên tư vấn nhà triển khai ERP đào tạo sâu những quy trình sử dụng phần mềm này. Kết thúc quá trình tư vấn triển khai, người dùng này trở thành người huấn luyện và trợ giúp cho những người dùng khác trong bộ phận của họ. Việc chỉ định người dùng cần cân nhắc các yếu tố như chọn người có năng lực, % thời gian họ dành cho dự án.
* Phụ trách chất lượng:
Người đảm nhận vị trí quản lý chất lượng thường là người có cương vị rất cao từ phía nhà triển khai và đảm bảo việc triển khai của dự án hiệu quả theo yêu cầu của khách hàng.
Quy trình triển khai Odoo của Vmax ERP Consulting
Quy trình triển khai phần mềm ERP Odoo thành công tại Việt Nam
Để triển khai thành công, việc xây dựng các bước về cách sử dụng phần mềm Odoo giữ vai trò quyết định và vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp, tổ chức.
Bước 1: Tìm hiểu và đánh giá
Nhà triển khai và giới thiệu phần mềm Odoo cần khảo sát: hệ thống hạ tầng, các nghiệp vụ, hồ sơ chứng từ, bảng biểu, báo cáo… từ đó xây dựng hồ sơ đánh giá hiện trạng làm căn cứ cho quá trình triển khai sau này. Từ thông tin khảo sát này, nhà tư vấn triển khai sẽ hiểu rõ hơn về hoạt động của doanh nghiệp khách hàng, còn đối tác còn lại sẽ biết được để triển khai giải pháp đó thì cần phát triển hay hoàn thiện nội dung gì.
Bước 2: Chuẩn hóa hạ tầng cơ sở
Hai bên đối tác cần đi đến thống nhất để chuẩn hóa hạ tầng cơ sở, một số vấn đề như: chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, hồ sơ và tài liệu… để quá trình triển khai ERP Odoo mang lại hiệu quả tối ưu.
Chuẩn bị tất cả dữ liệu quan trọng (master data). Nhà tư vấn triển khai hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị các dữ liệu nội bộ (khách hàng, tồn kho, sản phẩm). Nhà tư vấn triển khai có thể đề xuất cải tạo, nâng cấp hệ thống hoặc tư vấn về những vấn đề liên quan đến quy trình hoạt động của doanh nghiệp.
Bước 3: Hoạch định quá trình triển khai kế hoạch
Sau hai bước chuẩn bị nền tảng, nhà tư vấn cùng doanh nghiệp sẽ cùng nhau hoạch định kế hoạch tổng thể như lộ trình cụ thể về thời gian làm việc, nguồn nhân lực thực hiện dự án…là cơ sở để quá trình dựa vào để triển khai và đạt được mục tiêu đặt ra.
Bước 4: Chuẩn bị nguồn lực và tài nguyên trước khi doanh nghiệp chạy chính thức trên phần mềm mới Odoo
– Đào tạo người dùng chạy thử trên phần mềm, có thể kéo dài 1 tháng để người dùng hiểu rõ nghiệp vụ và cách vận hành của phần mềm ERP Odoo.
– Trong quá trình chạy thử nghiệm, nhà từ vấn có thể cải tiến phần mềm sao cho phù hợp nhất với quy trình vận hành của doanh nghiệp.
– Đưa các dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp vào phần mềm mới Odoo để chuẩn bị cho bước khởi chạy chính thức.
Bước 5: Khởi động và tiến hành quy trình triển khai ERP
Khởi động và vận hành triển khai ERP Odoo là quá trình quan trọng và tốn thời gian nhất. Trong đó, bên tư vấn sẽ khảo sát, thiết lập, chỉnh sửa hệ thống ERP và hướng dẫn để những người tham gia trực tiếp vào hệ thống có thể sử dụng được phần mềm.
Bước 6: Nghiệm thu sau khi triển khai Odoo
Một điều lưu ý khi triển khai Odoo đó là thời gian cho mỗi doanh nghiệp là không giống nhau và cũng có thể thay đổi so với thời gian dự kiến ban đầu. Khi việc triển khai đáp ứng được các nhu cầu nghiệp vụ mà doanh nghiệp đã đề ra thì dự án ERP Odoo sẽ được nghiệm thu. Các bộ phận sử dụng phần mềm thao tác tốt và lên được các báo cáo cần thiết và sau quá trình triển khai của bộ phận kỹ thuật thì trong quá trình sử dụng, những người phụ trách việc bảo hành sẽ cùng hỗ trợ để hệ thống ERP Odoo được vận hành hiệu quả.
Tuy nhiên, có những sai lầm khi triển khai phần mềm ERP Odoo của các doanh nghiệp có thể kể đến như: không có sự tham gia của đội ngũ điều hành, tiếp cận dự án như một sáng kiến công nghệ, không xây dựng mô hình triển khai mẫu, không thành lập đội quản trị dự án, đặt kỳ vọng không thực tế, tuân thủ timeline và ngân sách kỳ vọng, cho phép phần mềm vẽ lại quy trình mới và bỏ qua quản lý thay đổi.
Chi phí triển khai, vận hành Odoo
Phần mềm Odoo cung cấp 4 gói dịch vụ: Basic, Standard, Custom và Pro với những mức giá khác nhau tùy vào nhu cầu sử dụng các doanh nghiệp có thể lựa chọn module và hình thức thanh toán theo tháng hoặc năm. Chi phí triển khai phần mềm Odoo là yếu tố quan trọng nhất được xem xét trong quá trình triển khai, không phải là một khoản chi phí cố định và khác nhau dựa trên các yếu tố như:
Theo lĩnh vực kinh doanh
Điều đầu tiên cần đề cập trong chi phí triển khai ERP Odoo là lĩnh vực kinh doanh. Mỗi công ty sẽ có những ngành nghề kinh doanh khác nhau và quy trình xử lý công việc từ đầu vào đến đầu ra nên tùy thuộc vào từng lĩnh vực mà chi phí sẽ khác nhau.
Thời gian triển khai
Việc triển khai ERP Odoo phức tạp có thể diễn ra trong khoảng thời gian từ 1 năm đến 1,5 năm, trong đó nhiều nguồn lực được thêm vào như người quản lý dự án, người kiểm tra chất lượng và đào tạo, đào tạo tại chỗ. Về cơ bản, việc triển khai ERP Odoo không cần quá nhiều tài nguyên và thời gian sẽ được giảm từ 1 năm xuống còn 7 tháng, chi phí có thể giảm theo các mốc thời gian của dự án.
Quy mô dự án
Triển khai Odoo bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau như cài đặt Odoo, quản lý máy chủ, quản lý module, cấu hình, quy trình công việc tùy chỉnh, thiết lập các cấp, tư vấn đào tạo, hỗ trợ, v.v.
Module: Tùy theo từng định hướng, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp để lựa chọn những module hoặc phân hệ phù hợp và nên có cho hệ thống của mình. Các module cũng liên quan trực tiếp đến chi phí triển khai mà doanh nghiệp phải bỏ ra.
Số lượng người sử dụng: Giống như số lượng module, chi phí triển khai của doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào số lượng người sử dụng.
Theo phiên bản
– Odoo Community là phiên bản sử dụng miễn phí của Odoo, doanh nghiệp không cần chi trả phí giấy phép hoặc chi phí cho người dùng
– Doanh nghiệp phải bỏ ra chi phí định kỳ hằng tháng và chi phí giấy phép khi sử dụng Odoo Enterprise nhưng đổi lại doanh nghiệp được nâng cấp cơ sở dữ liệu không cần trả phí và truy cập vào tất cả ứng dụng.
Mức độ tùy chỉnh
– Nếu các phân hệ, ứng dụng trả phí của Odoo Community không có sẵn để đáp ứng các quy trình, nhu cầu kinh doanh, doanh nghiệp cần phải tùy chỉnh phần mềm Odoo ERP trong phạm vi mà nó đáp ứng được.
Chi phí thay đổi theo yêu cầu, phát triển của doanh nghiệp
– Chi phí thay đổi yêu cầu là chi phí phát sinh sau khi hai bên đã thống nhất nội dung tính năng phần mềm nhưng lại thay đổi sau đó. Chi phí này rất phức tạp và có thể rất tốn kém nếu doanh nghiệp không chuẩn bị kỹ định hướng của mình.
Tích hợp
Chi phí tích hợp bao gồm quy trình triển khai, cài đặt phần và điều chỉnh phần mềm theo quy trình kinh doanh, đặc thù của doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều này sẽ liên quan đến quy mô bên trong của doanh nghiệp.
Phần cứng
Khi máy chủ, các thiết bị đầu cuối như máy quét, máy in…của bạn không đủ để đáp ứng để triển khai odoo thì bạn cần phải trang bị những nền tảng cần thiết giúp phần mềm hoạt động trơn tru nhất có thể.
Chi phí nâng cấp, bảo trì
– Chi phí nâng cấp: Hệ thống Odoo ERP cũng yêu cầu nâng cấp định kỳ như tất cả các chương trình phần mềm khác, để tránh trở nên lỗi thời. Doanh nghiệp nên cân nhắc mức độ thường xuyên nâng cấp hệ thống Odoo ERP của mình, để dự đoán chi phí trong tương lai mà doanh nghiệp có thể cần để hệ thống của bạn chạy trơn tru.
– Sau khi triển khai phần mềm, chi phí bảo trì ERP Odoo gồm chi phí bảo trì hàng năm cho phần mềm hoặc phí hỗ trợ cho trợ giúp và sao lưu cho hoạt động của ERP Odoo từ phía nhà tư vấn. Đây có thể được xem là chi phí cuối cùng trong tổng số chi phí triển khai của doanh nghiệp.
Chi phí triển khai, đào tạo
Khi triển khai ERP Odoo, chi phí triển khai sẽ khác với chi phí cài đặt. Nhiều người cảm thấy rằng cài đặt và triển khai là một và tương tự nhau, nhưng việc cài đặt Odoo được thực hiện trong vài cú nhấp chuột và không mất nhiều thời gian, chi phí so với triển khai Odoo.
Đào tạo: Hệ thống ERP là một phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp phức tạp mà người dùng sẽ cần được đào tạo về cách sử dụng. Bên tư vấn triển khai sẽ là người đào tạo, cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết khi sử dụng phần mềm ERP Odoo trong công việc.
Trên đây là những yếu tố ảnh hưởng đến chi phí vận hành và triển khai ERP Odoo. Dựa trên phạm vị thị trường và quy mô doanh nghiệp có thể ước tính chi phí triển khai hệ thống ERP Odoo khác nhau.
Mối liên hệ giữa chuyển đổi số (Digital Transformation) và Odoo ERP
Xu hướng chuyển đổi số (Digital Transformation) có ý nghĩa và tác động khác nhau đối với từng tổ chức, là sự chuyển đổi là từ một số hệ thống hoặc quy trình hiện có sang hướng tiếp cận, kết nối linh hoạt, nhanh chóng và hiện đại hơn. Chuyển đổi số đồng nghĩa với việc loại bỏ các hệ thống, quy trình cũ và tích hợp công nghệ mới như nền tảng công nghệ điện toán đám mây, tự động hóa,… trong các hoạt động marketing (Marketing Automation), bán hàng trên nền tảng thương mại điện tử (E-Commerce) và phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP).
Bước vào thời đại khi mà chuyển đổi số là xu hướng tất yếu, hệ thống ERP chính là công cụ quan trọng, nền tảng đảm bảo sự thành công cho quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp, giúp số hóa, quy trình hóa và kết nối mọi hoạt động một cách nhanh chóng, hiệu quả.
Phần mềm ERP Odoo sử dụng mã nguồn mở, các phân hệ module được kết nối chặt chẽ, tùy chỉnh linh hoạt mang lại nhiều tiện ích cho các quy mô doanh nghiệp hiện nay. Odoo cung cấp các module cần thiết cho các hoạt động Marketing như Email Marketing, Social Marketing, Marketing Automation cho các chiến lược marketing của doanh nghiệp. Đối với E-commerce, phần mềm ERP này giúp đơn giản hóa quy trình kinh doanh, cung cấp nhiều ứng dụng quản lý bán hàng và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp đã triển khai, ứng dụng thành công Odoo ERP
Có nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới đã triển khai và ứng dụng Odoo ERP thành công vào các hoạt động kinh doanh và quản trị nhân sự của mình. Trong số đó, có thể kể đến đó là 2 tổ chức, doanh nghiệp lớn sau đây:
Toyota Material Handling – Member of Toyota Industries Corporation
Trước khi ứng dụng phần mềm ERP Odoo, Toyota Material Handling – một thành viên của Toyota Industries Corporation đã thực hiện những thay đổi lớn về tổ chức nhằm mục đích tái cơ cấu hoạt động để quản lý tốt hơn việc phân phối và cung ứng ở thị trường châu Âu. Toyota Material Handling đã xây dựng một giải pháp tùy chỉnh cho cấu hình của những chiếc xe tải có khả năng tùy biến cao vốn chiếm 40% hoạt động kinh doanh của họ.
Giải pháp ERP truyền thống không đáp ứng được yêu cầu và việc xây dựng hệ thống của riêng sẽ tốn quá nhiều chi phí, Vì thế, ERP Odoo trở thành giải pháp hợp lý duy nhất. Bằng cách chọn Odoo, Toyota Material Handling có thể tập trung vào việc tùy chỉnh nền tảng ERP tương thích với đặc trưng của doanh nghiệp đồng thời tận dụng tài nguyên và nguồn nhân lực trong lĩnh vực công nghệ thông tin hiệu quả.
Chi phí triển khai được giảm thiểu hiệu quả và Toyota Material Handling có thể bổ sung chức năng cốt lõi của Odoo với các ứng dụng từ cộng đồng và phát triển các tính năng mới theo nhu cầu, tích hợp hệ thống dễ dàng hơn.
World Wide Fund (WWF) – Quỹ toàn cầu
World Wide Fund (WWF) – Quỹ Toàn cầu đã tạo ra chương trình Eco-makala để giải cứu hệ thực vật trong Vườn quốc gia Virunga ở Cộng hòa Dân chủ Congo. Để thực hiện các mục tiêu của mình (bao gồm hỗ trợ các đồn điền trồng bạch đàn và kích thích sự phát triển và tăng trưởng nông nghiệp), họ cần một cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin chuyên nghiệp, linh hoạt và hoạt động tốt.
ERP Odoo với khả năng tùy chỉnh linh hoạt trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây là một lựa chọn hoàn hảo cho WWF và nhu cầu của các dự án. Nó cũng đáp ứng tất cả các yêu cầu khác WWF như một giải pháp mã nguồn mở, chi phí triển khai thấp cũng như việc có thể dễ dàng xây dựng và tích hợp các module trong tương lai.
Với việc triển khai ERP Odoo, các bất cập về khoảng cách địa lý và thời gian báo cáo chậm thường gặp với hồ sơ trên giấy đã được loại bỏ. Sử dụng kiến trúc máy khách-máy chủ và giải pháp Internet cho phép WWF có thể chủ động theo dõi và quản lý hơn 4 triệu mét vuông bạch đàn trong chương trình Eco-makala đồng thời cải thiện nhanh chóng thời gian báo cáo và kiểm soát ngân sách hiệu quả.
Trong thời đại chuyển đổi số, để quản trị và hoạch định nguồn lực hiệu quả là điều không hề dễ dàng đối với hầu hết các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME). Sự phát triển của ERP Odoo mã nguồn mở giúp các doanh nghiệp giải quyết được bài toán khó và tối ưu hóa được những giá trị của chính mình theo hướng hiệu quả nhất và là bước đầu tiên trong quá trình chuyển đổi số hiện nay.