Chuyển đổi số (Digital Transformation) ngày càng đóng vai trò quan trọng trong thời đại công nghệ 4.0. Đến nay, hầu hết các tập đoàn đa quốc gia, các doanh nghiệp lớn và nhỏ ở nhiều lĩnh vực trên thế giới đều đang từng bước chuyển đổi số nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và mang đến những trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Không nằm ngoài quy luật tất yếu đó, các doanh nghiệp tại Việt Nam cũng đang trong hành trình chuyển đổi số mạnh mẽ.

Tuy nhiên, không phải bất cứ việc chuyển đổi số nào cũng mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp khi người ứng dụng chưa thực sự hiểu rõ cách vận hành và tổ chức. Hãy cùng VMAX ERP CONSULTING tìm hiểu mọi vấn đề trước khi bạn “bắt tay” vào chuyển đổi số cho Doanh nghiệp.

Chuyển đổi số (digital transformation)

Trước hoàn cảnh đại dịch Covid - 19 vừa qua, nhiều doanh nghiệp trên thế giới và tại Việt Nam buộc phải đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số của họ để cạnh tranh và thậm chí tồn tại trên thị trường. Vậy chuyển đổi số trong doanh nghiệp là điều tất yếu cần thực hiện.

Khác với việc quản trị truyền thống về bán hàng, marketing và dịch vụ khách hàng, chuyển đổi số luôn hướng về khách hàng cuối cùng. Khi chuyển từ quản trị “giấy” và excel sang hệ thống thông minh để quản lý doanh nghiệp của mình, bạn có cơ hội xem xét lại tổng quát tình hình kinh doanh - cách thu hút khách hàng một cách rõ nét hơn.

Theo Gartner - công ty nghiên cứu và tư vấn công nghệ thông tin hàng đầu thế giới đưa ra định nghĩa về chuyển đổi số như sau: “Chuyển đổi số là việc sử dụng các công nghệ số để thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra những cơ hội, doanh thu và giá trị mới”.

Còn Microsoft thì cho rằng: “Chuyển đổi số là việc tư duy lại cách thức các tổ chức tập hợp mọi người, dữ liệu và quy trình để tạo ra những giá trị mới”.

Ý nghĩa chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ 

Trong giai đoạn hiện nay, chuyển đổi số đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Thông qua chuyển đổi số, doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tự tạo các cơ hội tiềm năng hơn bằng cách cải thiện hoạt động doanh nghiệp, nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng hoặc mở rộng quy mô với mức chi phí thấp hơn. 

Bên dưới đây, chúng tôi gửi đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ một vài lợi ích mà chuyển đổi số mang lại 

Truy cập thông tin chi tiết dễ dàng 

Sau khi áp dụng chuyển đổi số, nhân sự trong doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi các số liệu chi tiết theo ý muốn một cách thuận tiện và nhanh chóng. Các số liệu đó có thể là các loại chỉ số kinh doanh, tỉ lệ khách hàng mới hoặc hiệu suất làm việc của nhân sự, tỷ lệ chuyển đổi kênh mua sắm và các giá trị lâu dài của khách hàng,...hoặc nhiều chỉ số khác.

Bên cạnh đó, nó còn cho phép doanh nghiệp sắp xếp dữ liệu của mình một cách dễ dàng và trực quan với mục đích hỗ trợ người quản lý theo dõi và đưa ra các quyết định, chiến lược nhanh và chính xác hơn. 

Duy trì tính cạnh tranh 

Chính phủ và các chuyên gia nhận định rằng “Chuyển đổi số đã trở thành yếu tố quan trọng quyết định sự sống còn trong thời đại 4.0 phát triển mạnh mẽ. Đặc biệt, sau đợt đại dịch Covid - 19, chuyển đổi số đã không còn là vấn đề của sự lựa chọn, nó trở thành yếu tố bắt buộc của mọi doanh nghiệp từ nhỏ, vừa đến lớn hoặc tập đoàn để duy trì tính cạnh tranh.

Theo Deborah Ancona - giáo sư tại Viện Công nghệ Massachusetts (MIT), đồng thời là người sáng lập Trung tâm Lãnh đạo đã từng chia sẻ "“Sự thúc đẩy chuyển đổi kỹ thuật số đang tăng tốc trong một thế giới mà các công ty ngày càng cạnh tranh về sự đổi mới, tốc độ và khả năng thích ứng” 

Thông qua khảo sát, đến đến 93% doanh nghiệp cho rằng chuyển đổi số là cần thiết giúp họ đạt được các mục tiêu kinh doanh. Hiện nay, để đáp ứng nhu cầu của nhiều doanh nghiệp, khá nhiều các hệ thống quản lý được xây dựng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp phù hợp với thực trạng của công ty để nâng cao trải nghiệm của khách hàng trong hiện tại và tương lai.

Nâng cao trải nghiệm của khách hàng 

Theo Accenture - là đơn vị tư vấn quản lý chuyên cung cấp dịch vụ chiến lược, tư vấn, kỹ thuật số, công nghệ và hoạt động cho biết, có đến 91% khách hàng cho rằng họ sẽ có khả năng mua hàng từ các thương hiệu gọi tên họ trong quá trình trao đổi, biết họ đã từng mua sản phẩm nào và tư vấn các sản phẩm mới phù hợp nhu cầu và sở thích của họ. Hay nói một cách đơn giản, khách hàng có xu hướng yêu cầu cá nhân hóa và việc này chỉ có thể thực hiện thông qua công nghệ số. 

Việc chuyển đổi số có thể giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết các dữ liệu thông tin, lịch sử mua hàng của khách hàng, bao gồm cả các phản hồi, tương tác và mức độ tương thích của họ.

Ngoài ra, việc lưu trữ dữ liệu khách hàng còn giúp doanh nghiệp giảm chi phí marketing khi ra mắt sản phẩm mới hay các chiến dịch tăng doanh số từ khách hàng cũ. 

Tăng hiệu quả làm việc, tương tác giữa các phòng ban

Nhờ việc chuyển đổi số, các nhân sự trong công ty có thể dễ dàng trao đổi tài liệu, phân chia công việc và quản lý các công việc chung một cách dễ dàng. Thông qua đó giúp cải thiện khả năng cộng tác làm việc cùng nhau

Nâng cao hiệu suất hoạt động và giảm chi phí

Nhiều doanh nghiệp sau quá trình chuyển đổi số thành công đã xác nhận rằng: Việc áp dụng công nghệ giúp công ty tiết kiệm tối đa chi phí ở nhiều khía cạnh như: chi phí vận hành, chi phí khấu hao thiết bị, nguyên vật liệu hoặc chi phí nhân sự

Bên cạnh đó, việc lưu trữ dữ liệu một cách có hệ thống còn giải quyết được vấn đề truy xuất dữ liệu theo nhu cầu của nhân viên từng bộ phận. Điều này giúp nhân sự có nhiều thời gian tập trung cho các công việc khác mang lại nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, thông qua chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể tự động hóa các tác vụ, quy trình làm việc mà trước đó phải thực hiện thủ công mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Ví dụ như các tác vụ: thu thập dữ liệu khách hàng, quản lý khách hàng, quản lý tài chính, quản lý nhân sự, lập biểu đồ báo cáo,...

Chuyển đổi số thành công trong doanh nghiệp sẽ có tác động tích cực đến năng suất cũng như quá trình làm việc và dễ dàng đánh giá năng lực làm việc của nhân viên. Từ đó mang lại sự minh bạch và hài lòng cho nhân viên.

Chuyển đổi số nên bắt đầu từ đâu

Các giai đoạn chuyển đổi số trong doanh nghiệp 

Để đảm bảo quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp hiệu quả, cần có lộ trình thực hiện các giai đoạn từ cơ bản đến nâng cao. Dưới đây, bạn có thể tham khảo các bước chuyển đổi số và đánh giá các giai đoạn phù hợp áp dụng cho doanh nghiệp

Giai đoạn 1: Số hóa thông tin

Là việc chuyển đổi các dữ liệu lưu trữ giấy sang lưu trữ hệ thống dưới dạng kỹ thuật số. Đây là giai đoạn đầu tiên, dễ thực hiện ở mọi doanh nghiệp, đó có thể là các hoạt động scan tài liệu, lưu trữ thông tin sang dạng file như excel, PDF hoặc hệ thống máy tính công ty. 

Ở bước đầu này, doanh nghiệp có thể tập hợp và lưu trữ thông tin tập trung thuận tiện cho việc tra cứu và tránh mất mát vật lý. 

Giai đoạn 2: Số Hoá Quy Trình 

Đây là quá trình áp dụng công nghệ để tự động hóa quy trình hiện có. Điều này giúp giảm chi phí và thời gian vận hành, đồng thời tăng hiệu quả kinh doanh.

Mặt khác, trong giai đoạn này, doanh nghiệp có thể sử dụng các thông tin đã được số hóa ở giai đoạn đầu để phân tích, đưa ra phương án cải tiến hoặc tiến hành thay đổi quy trình vận hành. 

Giai đoạn 3: Chuyển đổi số 

Quá trình chuyển đổi số là dự thay đổi mang tính căn bản cả về tâm lý và công nghệ, tạo nên sự đột phá trong việc chuyển đổi quy trình bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp đó. 

Để tạo nên tính đột phá toàn diện trong doanh nghiệp, chuyển đổi số đã tác động đến hầu hết các lĩnh vực và bộ phận của doanh nghiệp như: kinh doanh, khách hàng, vận hành, quản lý, nhân sự,...

Quá trình chuyển đổi số thành công phụ thuộc vào chiến lược kinh doanh và tầm nhìn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đạt được thành công đó, doanh nghiệp và nhân sự cần có thời gian thích nghi từ 6 tháng đến 1 năm. 

Các bước chuyển đổi số 

Bước 1: Xác định thực trạng vấn đề và mong muốn của doanh nghiệp 

Điều kiện tiên quyết đầu tiên trong quá trình chuyển đổi số là nhà lãnh đạo cần xác định rõ những vấn đề đang diễn ra trong doanh nghiệp và tầm nhìn phát triển trong tương lai, cũng như xu hướng thị trường.

- Người quản lý cần làm sáng tỏ các câu hỏi: quy trình làm việc đang vướng phải vấn đề nào? Nhu cầu hiện tại đối với chuyển đổi số ra sao? Những xu hướng trên thị trường? Từ đó đưa ra lựa chọn chuyển đổi số đúng đắn cho doanh nghiệp. 

- Đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của công ty. Đây là công việc đòi hỏi quản lý doanh nghiệp cần giải quyết được hai yếu tố: dữ liệu và con người.

• Yếu tố dữ liệu
  Là yếu tố không thể thiếu trong suốt quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Nếu biết cách tận dụng tốt, dữ liệu sẽ trở thành nền tảng đẩy doanh nghiệp chuyển đổi số nhanh hơn. Bên cạnh đó, người lãnh đạo doanh nghiệp cũng cần chú ý đến dữ liệu của các bên đối tác chiến lược hoặc đối thủ cạnh tranh. Từ đó có cái nhìn bao quát hơn về các giá trị doanh nghiệp trước khi tiến hành quá trình chuyển đổi số.

• Yếu tố con người.
  Dù công nghệ phát triển vượt bậc cũng chỉ là công cụ hỗ trợ quá trình làm việc của con người. Hay nói cách khác, để chuyển đổi số thành công thì tư duy và tầm nhìn của cấp lãnh đạo là vô cùng quan trọng. Bên cạnh đó còn có sự phối hợp nhịp nhàng của nhân viên thuộc các bộ phận.

Bước 2: Kiểm tra quy trình chuyển đổi số, đưa ra thay đổi nếu có và lựa chọn hệ thống quản lý phù hợp 

Đây là dịp để doanh nghiệp xem xét lại mình đã sẵn sàng hoàn toàn cho quá trình chuyển đổi số chưa. Hoạt động rà soát này giúp doanh nghiệp nhận biết được quy trình nào cần thay đổi, công nghệ nào cần cải tiến, hay những vấn đề tại các khâu chưa sẵn sàng và tìm cách giải quyết. Từ đó đưa ra giải pháp điều chỉnh phù hợp.

Bước 3: Thu thập phản hồi từ nhân sự công ty

Để quá trình chuyển đổi số được diễn ra thành công, cấp quản lý có những cuộc trao đổi mở với đội ngũ nhân viên của mình và lắng nghe những phản hồi của họ. Bởi dựa trên những ý kiến đóng góp đó, cấp quản lý có thể đưa ra giải pháp để tối ưu hiệu quả quy trình vận hành và làm việc.

Bước 4: Làm rõ tầm quan trọng của chuyển đổi số trong quá trình phát triển công ty 

Theo các doanh nghiệp thành công trong chuyển đổi số đều cho rằng chuyển đổi số sẽ ảnh hưởng đến sự thay đổi trong văn hóa doanh nghiệp. Để toàn bộ nhân viên đều hiểu rõ tầm quan trọng của chuyển đổi số, nhà lãnh đạo cần làm rõ chuyển đổi số là một chiến lược quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. 

Điều này cần được chứng minh qua các văn bản quyết định, hành động cũng như các kế hoạch dài hạn của doanh nghiệp.

Chuyển đổi số là quá trình dài và không ngừng cải tiến để hoàn thiện việc quản lý. Vì vậy, ngoài chiến lược chuyển đổi số cụ thể được vạch ra, doanh nghiệp cần lưu ý chọn hệ thống quản lý phù hợp.