Tái cấu trúc Hệ thống Quản trị Tài liệu
Một hướng đi mới không cần giấy tờ.
Nhờ ứng dụng Tài liệu của Odoo, bạn có thể dễ dàng chia sẻ, gửi, phân nhóm và lưu trữ tài liệu đã được quét (scan). Bạn cũng có thể tạo các tài liệu liên quan kinh doanh như hóa đơn nhà cung cấp, tác vụ, danh sách sản phẩm sản xuất.
Đơn giản hóa quy trình làm việc
Tận dụng lợi thế quy trình phê duyệt, kiểm soát, xác nhận cùng với các hoạt động, trò chuyện và luật cài đặt sẵn để đảm bảo mọi thứ được hoàn thành đúng người, đúng lúc.
Cổng tiếp nhận Email
Sử dụng cổng tiếp nhận Email, hóa đơn được tự động tạo từ một tài liệu được quét sẵn (scan) hoặc từ email của người bán hàng.
Phối hợp với đội ngũ và khách hàng
Gán tài liệu cho đồng nghiệp, khách hàng, người bán. Chia sẻ những thư mục công khai cho khách hàng và cho phép họp gửi tài liệu trực tiếp vào đó.
Công việc liền mạch với Chữ ký điện tử
Đừng tốn thời gian in và quét tài liệu cần ký nữa. Thay vào đó, hãy gửi tài liệu đến đúng người, nhờ họ sử dụng chữ ký điện tử, sau đó trực tiếp gửi lại cho bạn.
Xử lý tài liệu hàng loạt
Xử lý hàng loạt bằng cách xin duyệt, thay đổi thư mục, gắn thẻ, gán nhiều tài liệu một lúc thay vì gán từng tệp một.
Tích hợp với các ứng dụng Odoo khác
Ứng dụng tài liệu được tích hợp với ứng dụng khác của Odoo. Theo dõi kế hoạch và bảng tính bằng PLM, tạo hóa đơn người bán bằng một cú click nhờ Trí tuệ Nhân tạo trong phân hệ Kế toán hoặc tạo thẻ công việc từ một tài liệu bất kỳ.
Sử dụng công cụ tương tác bên dưới để ước chừng số lượng công việc liên quan đến giấy tờ bạn hoặc nhân viên của mình phải làm mỗi tháng.
Bạn phải ký bao nhiêu tài liệu (hợp đồng/NDA)?
Mọi người phải tốn bao lâu để tìm kiếm một tài liệu?
Đã bao nhiêu lần mọi người phải yêu cầu xin một tài liệu?
Có bao nhiêu hóa đơn được ghi nhận lại?
Bạn đã thuê bao nhiêu người?
| Không có phân hệ Tài liệu: | 45.2 giờ |
| Có phân hệ Tài liệu: | 4.3 giờ |
thời gian được giảm bớt
* cho những ví dụ đang được kể ra,
phân hệ Tài liệu còn có thể làm được NHIỀU HƠN NỮA!
Bộ công cụ đếm này hoạt động thế nào?
| Hỏi đối tác về thông tin hợp đồng (địa chỉ, tên...) | 2 phút |
|---|---|
| Soạn thảo hợp đồng nháp với thông tin khách, dựa trên mẫu có sẵn | 4 phút |
| Gửi hồ sơ để khách hàng ký tên | 2 phút |
| Nhận hợp đồng đã ký & in ra | 5 phút |
| Tìm CEO hoặc quản lý để ký tên | 5 phút |
| Gián đoạn ở chỗ CEO/Quản lý | 10 phút |
| Scan bản hợp đồng có chữ ký hai bên | 5 phút |
| Gửi hợp đồng cho cả hai bên | 1 phút |
| Lưu trữ | 1 phút |
|
|
Tổng: 33 phút |
| Gửi biểu mẫu đến khách hàng & quản lý | 1 phút |
|---|---|
| Khách hàng điền thông tin cá nhân và ký tên | 0 giây |
| Quản lý ký bằng Chữ ký điện tử trong một cú click | 1 phút |
| Mỗi người đều nhận được 1 bản sao, tài liệu được sắp xếp và lưu trữ | 0 giây |
| - | - |
| - | - |
| - | - |
| - | - |
| - | - |
|
|
Tổng: 2 phút |
| Khi ghi nhận các khoản thanh toán, kế toán phát hiện thiếu một biên nhận | 30 giây |
|---|---|
| Gửi email hỏi về biên nhận, cài đặt danh sách việc cần làm để nhớ theo dõi | 60 giây |
| 2 tuần sau gửi thư nhắc nhở lấy biên nhận | 30 giây |
| Nhân viên gửi một ảnh chụp biên nhận này qua email | 60 giây |
| Khi nhận được hóa đơn, mở lại phần mềm kế toán để ghi nhận chi phí | 120 giây |
| Lưu trữ hóa đơn trong hệ thống DMS hoặc in ra | 0 giây |
| Tìm lại khoản thanh toán để đối chiếu với hóa đơn bị mất | 90 giây |
|
|
Tổng: 390 giây |
| Gửi yêu cầu "thiếu tài liệu" về Hóa đơn 2018/0021 | 20 giây |
|---|---|
| Quy trình theo dõi tự động | 0 giây |
| Nhân viên tải hình chụp hóa đơn | 60 giây |
| Hóa đơn được xử lý tự động (AI) và lưu trữ đúng nơi | 0 giây |
| Kế toán có thể xác nhận và đối chiếu hóa đơn hàng loạt | 20 giây |
| - | - |
| - | - |
|
|
Tổng: 100 giây |
| Ngừng việc đang làm để tìm Logo
|
60 giây |
|---|---|
| Gửi email đến phòng thiết kế | 65 giây |
| Thiết kế gửi lại logo cho bạn | 70 giây |
| 1 ngày sau: đọc thư phản hồi, tải logo, tiếp tục công việc | 60 giây |
|
|
Tổng: 225 giây |
| Xác định vị trí file trong phân hệ Tài liệu | 30 giây |
|---|---|
| - | - |
| - | - |
| - | - |
|
|
Tổng: 30 giây |
| Ghi nhận 50 hóa đơn bằng tay | 37 phút |
|---|---|
| Gửi xin xác nhận cho 10 hóa đơn (scan, gửi email, chờ phản hồi) | 22 phút |
| Lưu trữ và sắp xếp hóa đơn | 3 phút |
| - | - |
| - | - |
|
|
Tot: 62 phút |
| Scan 30 hóa đơn giấy | 2 phút |
|---|---|
| Cổng email tự động xử lý 20 hóa đơn | 0 giây |
| AI xử lý toàn bộ hóa đơn | 0 giây |
| Đơn xác nhận 50 hóa đơn được chuẩn bị sẵn từ trước | 7 phút |
| Xin đơn xác nhận 10 hóa đơn (trong 1 cú click, quy trình theo dõi tự động) | 3 phút |
|
|
Tot: 12 phút |
| Hỏi ứng viên thông tin (CMND, ngày bắt đầu, ...) | 6 phút |
|---|---|
| Chuẩn bị hợp đồng lao động, lưu thành PDF, gửi tới ứng viên | 15 phút |
| Nhận bảng có chữ ký từ ứng viên, trả lời email, in ra | 5 phút |
| Đi đến phòng quản lý, làm phiền họ (2 lần), xin chữ ký | 15 phút |
| Ghi nhận hợp đồng. Quét tài liệu có chữ ký 2 bên, gửi đến ứng viên, lưu trong DMS | 3 phút |
| Gửi bảng ký đầy đủ đến phòng cấp lương | 1 phút |
| Ngày đầu làm việc: hợp để hướng dẫn chính sách công ty, in và scan tài liệu được ký tên | 35 phút |
|
|
Tổng: 78 phút |
| Bấm "Gửi đề nghị" trên biểu mẫu có sẵn | 20 giây |
|---|---|
| Ứng viên đọc kỹ, nhập thông tin và ký đề nghị | 0 giây |
| Quản lý ký tên | 45 giây |
| Bấm "Gửi chính sách công ty" | 10 giây |
| - | - |
| - | - |
| - | - |
|
|
Tổng: 75 giây |
Làm nhiều hơn, tiết kiệm thời gian hơn
Với phân hệ Tài liệu, mọi thứ bạn cần luôn có sẵn ở đó. Bạn có thể theo dõi toàn bộ tài liệu và không bao giờ làm thất lạc chúng. Mọi thứ sẽ được sắp xếp và lưu trữ cùng nơi, vô cùng an toàn và bảo mật.
Tích hợp hoàn toàn với tất cả ứng dụng Odoo
PLM
Quản lý các thay đổi về kỹ thuật, phiên bản vô cùng dễ dàng.
Chữ ký Điện tử
Tự động hóa quá trình ký hợp đồng của bạn.
Kế toán
Chuyển báo giá sơ sài thành các hóa đơn công nợ được thiết kế chuyên nghiệp chỉ bằng 1 cú nhấp chuột.
Dự án
Quản lý dự đoán về dự án, đội ngũ và các tệp tài liệu. Người dùng dễ dàng giao nhiệm vụ và giám sát từng bước của dự án.
phát triển kinh doanh với Odoo
Đừng tốn thời gian cho những việc tào lao!
Đặt lịch ngay để được tư vấn từ chuyên gia